Dịch vụ tư vấn quy hoạch hồ sơ

Rất nhiều chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa hồ sơ đã làm việc tại RuiChuang Technology, với kinh nghiệm thực tiễn phong phú và nền tảng lý thuyết vững chắc sau hàng trăm dự án triển khai, tư vấn và lập kế hoạch số hóa hồ sơ. Các chuyên gia này cung cấp các giải pháp số hóa hồ sơ hiệu quả và phù hợp với điều kiện thực tế của từng cơ quan, doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn của chúng tôi bao phủ toàn diện các vấn đề liên quan đến xây dựng tổ chức, quy định, quy trình an ninh lưu trữ và lưu trữ hồ sơ. Những chuyên gia có chuyên môn cao về công nghệ thông tin và quản lý hồ sơ đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa hai lĩnh vực này.

Hệ thống quản lý hồ sơ tổng thể

Cấu trúc hệ thống phần mềm thuộc lĩnh vực

Thư viện số

Quét hồ sơ (ngoại vi)

Quy trình sản xuất số hóa hồ sơ được chia thành nhiều bước như: nâng cấp hồ sơ, sắp xếp, kiểm tra lại, nhập liệu lần đầu, nhập liệu lần hai, kiểm tra nhập liệu lần đầu, kiểm tra nhập liệu lần hai, tháo cuốn, kiểm tra tháo cuốn, quét ảnh, điều chỉnh hình ảnh, kiểm tra hình ảnh lần đầu, kiểm tra hình ảnh lần hai, lưu trữ hình ảnh, đóng cuốn, kiểm tra đóng cuốn, kiểm tra tổng lần đầu, kiểm tra tổng lần hai, trả hồ sơ, sao lưu dữ liệu, v.v. Trong quá trình lưu chuyển hồ sơ, mỗi người tiếp xúc đều phải ký tên trên phiếu lưu chuyển hồ sơ để đảm bảo an toàn cho hồ sơ.

Sắp xếp hồ sơ

Quy trình dịch vụ sắp xếp hồ sơ gồm các bước như: chuẩn bị ban đầu, nhận hồ sơ vật lý, tra cứu hồ sơ, phân bổ nhiệm vụ, phân loại (dựa trên Pháp lệnh Phân loại Hồ sơ Trung Quốc), đánh số trang, gán mã hồ sơ, in danh mục, tháo ghim, kiểm tra thứ tự cuốn, chuẩn hóa số trang, kiểm tra mục lục, phục hồi đóng cuốn (đóng cuốn theo lỗ khoan ban đầu, tránh đục lỗ mới để bảo vệ tài liệu gốc), kiểm tra chất lượng, v.v.

Lưu giữ và quản lý hồ sơ

Trong môi trường kinh tế thị trường, cạnh tranh ngày càng gay gắt, dịch vụ lưu trữ hồ sơ ngoài trời đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển nhanh chóng của thị trường. Dịch vụ lưu trữ và quản lý hồ sơ ban đầu bắt nguồn từ các trung tâm tài liệu thương mại vào thế kỷ trước, giúp giảm bớt gánh nặng nhân lực, vật lực và tài chính cho các cơ quan chính phủ và doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế nhanh chóng. Sau đó, các trung tâm tài liệu thương mại dần được chấp nhận trên toàn thế giới. Theo Quy định Thiết kế Kiến trúc Phòng Lưu trữ (JGJ25-2010) của nhà nước và các tiêu chuẩn liên quan, các dịch vụ lưu trữ hồ sơ được xây dựng theo đúng quy định pháp luật.

Xây dựng phòng máy

...

Hệ thống chiếu sáng thông minh

Hệ thống phòng cháy chữa cháy

Tín hiệu báo cháy từ bộ điều khiển chữa cháy và tín hiệu phun nước chữa cháy được kết nối đến module thu thập tín hiệu rời hoặc trực tiếp đến bộ thu thập dữ liệu. Khi bất kỳ tín hiệu nào phát hiện cháy, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cấp độ cao nhất. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cảnh báo tương ứng, kết nối với hệ thống kiểm soát cửa, mở tất cả khóa cửa để thoát hiểm. Hệ thống giám sát chính sẽ hiển thị ngay cửa sổ cảnh báo tương ứng, thông báo cho nhân viên trực hoặc các quản lý liên quan.

Hệ thống RFID

Hệ thống sử dụng công nghệ nhận dạng RFID tiên tiến và công nghệ phần mềm máy tính, với thẻ RFID được dán lên túi hồ sơ hoặc hộp hồ sơ như phương tiện lưu trữ thông tin. Nhờ các thiết bị đọc/ghi RFID như trạm làm việc thông minh của nhân viên thư viện và giá sách thông minh, cùng với hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu phía sau, có thể thực hiện quản lý thông tin hóa các quy trình như mượn, trả, tìm kiếm và kiểm kê hồ sơ. Đồng thời, hệ thống lắp đặt cổng an toàn thông minh ở lối ra vào phòng hồ sơ, bằng cách nhận dạng RFID từ xa để đảm bảo an toàn cho hồ sơ.

Kệ tài liệu thông minh

Kệ hồ sơ thông minh (kệ tập trung) là sản phẩm tích hợp hiện đại nhất kết hợp giữa điều khiển thủ công, điện, hệ thống quản lý máy tính, thiết bị di động và điều khiển từ xa qua mạng. Năm chế độ điều khiển độc lập với nhau, không ảnh hưởng lẫn nhau và có chức năng bảo vệ lẫn nhau. Vật liệu của thiết bị kệ hồ sơ thông minh có khả năng chống mốc, chống mối mọt, chống bụi, chống ánh sáng, chống chuột, chống trộm, chống cháy, chống rung và chống đổ. Giải pháp này giúp quản lý hồ sơ vật lý một cách có trật tự, thực hiện kiểm soát lưu trữ thông minh, nhanh chóng truy xuất hồ sơ.

Hệ thống kiểm soát môi trường